Beschaffungslogistik

Beschaffungslogistik – Definition, Aufgaben, Arten, Ziele & Kennzahlen

Was ist Beschaffungslogistik? (Definition) 

Die Beschaffungslogistik ist ein zentraler Teilbereich der Unternehmenslogistik. Sie umfasst alle Prozesse und Maßnahmen, die notwendig sind, um Materialien, Waren, Komponenten und Betriebsmittel vom Lieferanten ins Unternehmen zu bringen – in der richtigen Menge, Qualität, zum richtigen Zeitpunkt und am passenden Ort. Sie bildet die Schnittstelle zwischen Einkauf und Produktions- oder Lagerlogistik und sorgt dafür, dass benötigte Güter rechtzeitig bereitstehen, ohne unnötige Kosten oder Engpässe zu verursachen.

Wichtige Merkmale:

• Koordination der Materialflüsse von externen Lieferanten bis zum Wareneingang
• Fokus auf Effizienz, Verfügbarkeit und Wirtschaftlichkeit
• Grundlage für stabile Produktions- und Lieferprozesse

Aufgaben der Beschaffungslogistik

Die Beschaffungslogistik umfasst zahlreiche operative und strategische Aufgaben entlang der Lieferkette:

1. Bedarfsermittlung: Analyse, welche Materialien in welcher Menge benötigt werden (z. B. auf Basis von Stücklisten, Forecasts oder Produktionsplänen)
2. Lieferantenauswahl & -management: Auswahl zuverlässiger Lieferanten, Verhandlung von Konditionen und Aufbau langfristiger Partnerschaften
3. Bestellabwicklung: Erstellung, Terminüberwachung und Abrufsteuerung bei Rahmenverträgen
4. Transportorganisation: Auswahl geeigneter Transportmittel (z. B. Lkw, Bahn, Luftfracht), Koordination und Kontrolle der Lieferfristen
5. Warenannahme & Eingangskontrolle: Kontrolle der Lieferung auf Menge und Qualität, Buchung im System, Weiterleitung ans Lager oder die Produktion
6. Einlagerung oder Übergabe an Produktion: Physische Zuweisung an Lager oder Produktionsstandort
7. Datenmanagement: Pflege von Stammdaten, Dokumentation aller Bestand-, Liefer- und Transportdaten

Arten der Beschaffungslogistik

In der Beschaffungslogistik kommen je nach Unternehmensstruktur, Materialart und Produktionsprozess unterschiedliche Strategien zum Einsatz. Diese unterscheiden sich vor allem in Bezug auf Lagerhaltung, Flexibilität und Planbarkeit. Grundsätzlich lassen sich vier Hauptarten der Beschaffungslogistik unterscheiden:
Die Einzelbeschaffung, auch als Einzelbestellung bei Bedarf bezeichnet, ist die einfachste Form der Beschaffung. Materialien werden hier nur dann bestellt, wenn ein konkreter Bedarf vorliegt – etwa für ein einzelnes Kundenprojekt oder bei unregelmäßig benötigten Komponenten. Der große Vorteil: Es entstehen keine Lagerkosten. Gleichzeitig sind aber auch lange Wartezeiten und potenzielle Lieferengpässe Risiken dieser Strategie. Sie eignet sich besonders für selten benötigte oder sehr kostenintensive Güter.
Die Vorratsbeschaffung hingegen setzt auf Lagerhaltung. Unternehmen bestellen Materialien auf Vorrat, um eine kontinuierliche Verfügbarkeit sicherzustellen. Das ist besonders sinnvoll bei Artikeln mit regelmäßigem Bedarf oder bei günstigen Einkaufskonditionen. Der Nachteil dieser Strategie liegt in den höheren Lagerkosten und der Kapitalbindung – dafür bietet sie eine hohe Versorgungssicherheit und Puffer gegen Lieferverzögerungen.
Ein besonders schlanker Ansatz ist die Just-in-Time-Beschaffung (JIT). Hier werden Materialien exakt zum Zeitpunkt ihres Bedarfs geliefert, sodass auf Lagerhaltung nahezu verzichtet werden kann. Das reduziert Lagerkosten erheblich und sorgt für effiziente Prozesse. Die Herausforderung liegt jedoch in der hohen Abhängigkeit von zuverlässigen Lieferanten sowie der Anfälligkeit für Störungen. JIT kommt vor allem in der Automobilindustrie und bei gut planbaren Produktionsabläufen zum Einsatz.
Eine Weiterentwicklung davon ist die Just-in-Sequence-Beschaffung (JIS). Bei dieser Methode werden die Materialien nicht nur termingenau, sondern auch in der exakten Reihenfolge angeliefert, in der sie in der Produktion benötigt werden. Das ermöglicht eine besonders präzise Fertigungssteuerung und optimiert die Abläufe auf Montagelinien. Allerdings setzt JIS eine sehr enge Abstimmung mit den Zulieferern und leistungsfähige IT-Systeme voraus.

Ziele der Beschaffungslogistik

Die Ziele der Beschaffungslogistik orientieren sich an der Optimierung von Kosten, Effizienz und Versorgungssicherheit:

1. Versorgungssicherheit gewährleisten: Unterbrechungsfreie Materialversorgung sicherstellen
2. Kosten minimieren: Einsparungen durch günstige Konditionen, kurze Transportwege und optimierte Lagerhaltung
3. Durchlaufzeiten verkürzen: Schnelle Beschaffung für höhere Flexibilität
4. Qualität sicherstellen: Einhaltung definierter Qualitätsstandards bei der Materiallieferung
5. Lagerbestände optimieren: Minimale Kapitalbindung bei hoher Verfügbarkeit
6. Nachhaltigkeit fördern: Kurze Lieferketten, CO₂-reduzierte Transporte und regionale Beschaffung stärken CSR-Ziele

Kennzahlen der Beschaffungslogistik

Zur Bewertung und Steuerung der Beschaffungsprozesse dienen wichtige Kennzahlen (KPIs):

• Liefertermintreue (OTIF – On Time In Full): Anteil pünktlicher und vollständiger Lieferungen
• Durchschnittliche Beschaffungszeit (Procurement Lead Time): Zeitraum von Bestellung bis Wareneingang
• Lagerumschlagshäufigkeit: Häufigkeit der Lagererneuerung in einem Zeitraum; ein höherer Wert deutet auf Effizienz hin
• Bestellkosten pro Order: Wirtschaftlichkeit der Bestellabwicklung
• Servicegrad: Anteil bestellter Waren, die ohne Verzögerung geliefert wurden
• Durchschnittlicher Lagerbestand: Unterstützt Kontrolle von Kapitalbindung und Bestandsoptimierung

Durch gezielte Planung, moderne Logistiksysteme und datenbasierte Steuerung lassen sich Materialflüsse optimal organisieren, Engpässe vermeiden und Kosten nachhaltig senken.
Unternehmen, die ihre Beschaffungslogistik strategisch ausrichten, profitieren von stabileren Prozessen, besserer Transparenz und höherer Flexibilität im Markt.